Proces - Favorite tools

Udvid din hukommelse

Hver gang jeg lærer noget nyt eller ser en god idé, så gemmer jeg det i Microsoft OneNote, min personlige vidensbank. OneNote følger med gratis, hvis du har Windows 10 eller Office-pakken installeret.

Vi overvurderer ofte vores hukommelse. Mens jeg ser en tutorial om et eller andet nyt, så ser det som regel meget nemt ud. Jeg tænker tit, at det kan jeg sagtens huske. Min erfaring har bare lært mig, at ny viden forsvinder lynhurtigt. Hvis jeg ikke har nået at øve mig på det, så bliver det ikke gemt i langtidshukommelsen. Derfor tænker jeg på mit “fremtidige jeg”, når jeg tager noter. Jeg skriver flere detaljer ned, end mit “nutidige jeg” synes, der er behov for. Det viser sig gang på gang, at det er er mit “fremtidige jeg” rigtig glad for 😊

OneNote er et dejligt nemt værktøj at komme i gang med at bruge. Du kan have forskellige “notesbøger”, som igen kan opdeles i sektioner. Hver sektion kan bestå af en uendelig mængde sider. Jeg har f.eks. en notesbog “User experience” til mit arbejde. I den notesbog har jeg sektioner som “Gratis ressourcer” og “Værktøjer” og “Inspiration”, osv. I sektionen “Inspiration” har jeg en side, hvor jeg samler alt, hvad jeg løbende indsamler af viden og nye tendenser. I en anden side har jeg inspiration til, hvordan en datovælger ser ud i andre systemer.

Skærmklip til vidensbank i OneNote

Jeg har altid OneNote åben på min computer, så jeg kan gemme et hurtigt skærmklip. Det kan f.eks. være, at jeg er ved at booke et ophold på AirBnB til familien og bliver fascineret af den måde, AirBnB har designet deres datovælger på. Så skifter jeg til OneNote og tager et hurtigt skærmklip af datovælgeren. Det tager mig højest 5 minutter at snuppe den her lille bid inspiration.

Når jeg måneder senere får brug for viden om datovælgere, så har jeg et helt lille bibliotek af inspiration til rådighed. Og som jeg har skrevet om tidligere i mit indlæg “Hvordan får man idéer?“, så har vores hjerner brug for inspiration for at kunne få nye ideer.

Min vidensbank i OneNote virker også på mobilen, så jeg f.eks. direkte kan tilføje et billede af det, vi på mødet tegnede sammen på et whiteboard.

Til at finde rundt i din vidensbank kan du bruge den globale søgefunktion i OneNote. Den kan også søge ind i billeder, så hvis du f.eks. har taget et skærmklip af en artikel, så søger OneNote også på ordene i artiklen.

Miro mind maps

Nu har jeg fundet et gratis værktøj til mindmaps, som er så lækkert, at jeg gerne vil anbefale det. Jeg har tidligere skrevet om, at jeg er stor tilhænger af mindmaps, især når jeg skal forsøge at danne mig et overblik over ny funktionalitet eller lignende, se dette indlæg. I begyndelsen er der masser af rodede tanker og vilde idéer uden sammenhæng, men når jeg får det hele ned i et mindmap, begynder der at opstå mønstre og struktur.

Miro bruges direkte i din browser. Du skal oprette en profil, men ellers er der masser af funktionalitet til rådighed gratis.

Faktisk er det også et samarbejdsværktøj, hvor du kan dele virtuelle white boards med dit team og kommentere, chatte, bruge post-its og fordele opgaver på et taskboard. Se bare det her udpluk af skabeloner, der kan hjælpe dig til at være kreativ og struktureret:

Få overblik med mindmaps

Jeg er rigtig glad for mindmaps, når jeg skal forsøge at danne mig et overblik over et område. De fleste mindmaps understøtter funktionalitet med at folde ud og folde sammen, og på den måde kan man overskue alle tanker og noter på én enkelt side.

Jeg bruger selv Mindmanager fra Mindjet.com https://www.mindjet.com, fordi det værktøj har rigtig mange funktioner og filtreringsmuligheder. Der findes dog også gratis udgaver af digitale mindmaps.

Hvis du har læst mit indlæg om “5-plan”, så kan et mindmap være rigtig godt i scope-fasen. Her laver jeg tit et usecase-diagram, hvor de enkelte aktører (se også aktørdiagram) er defineret med de handlinger, de skal bruge det nye produkt til. På den måde får vi dannet et fælles sprog, der tager udgangspunkt i brugerens behov. Vi kan tale om usecasen “når nu underviseren skal have overblik over..” i stedet for funktionen “når man trykker på den her knap…”.

Scope kan så fastsættes ift. de usecases, der skal leveres i første version af det nye produkt.

Mindmanager, som jeg bruger, kan f.eks. også bruges til projektledelse i en light-udgave. Der kan oprettes tasks med deadlines, som så automatisk kan opdannes til et Gantt kort. Det er ret fedt, hvis man har koordinator-rollen og selv har ansvaret for at styre deadlines.

Hvem er brugerne?

Et aktørdiagram er en god, men enkel måde at komme i gang på, når man tager hul på et nyt (del)produkt. Hvis du har læst mit indlæg om “5-plan”, så er aktørdiagrammet et værktøj, du kan bruge i Strategy.

Det er et godt værktøj til en fælles brainstorm, så vi sammen kan sikre, at alle produktets forventede berøringsflader kommer frem i lyset. Jo flere mulige, vi kan komme i tanke om, des bedre. Det er altid nemmere at fjerne nogle igen end det modsatte, hvor vi senere kommer i tanke om kravet fra et eksternt system.

En aktør kan både være et menneske, men det kan også være en fysisk maskine, som f.eks. en automat, eller et andet system.

Mennesker tegnes med runde hoveder, mens maskiner og andre systemer tegnes med firkantede “hoveder”.

Bagefter følger selvfølgelig en nærmere analyse af, hvad kravet og scenarierne er for den enkelte aktør.

Fortæl med storyboard

Når du skal i gang med analysere og designe et nyt (del)produkt, er et storyboard et godt værktøj. Det tvinger dig til at tænke et flow overordnet igennem. Samtidigt får du noget visuelt at kommunikere med kunden/brugerne/dine kollegaer ud fra, så du så tidligt som muligt fanger evt. forskellige opfattelser af, hvad produktet skal kunne, og lige så vigtigt – hvad det ikke skal kunne.

Hvis du har læst mit indlæg om “5-plan”, så hører storyboardet til i processen under Scope.

Dette storyboard har jeg tegnet i opstarten af en større feature, som handler om en lovmæssig årlig efterregulering af økonomiske fripladser. Jeg har bl.a. brugt det til at fortælle udviklerne om baggrunden for det, vi skulle i gang med at arbejde med.

Ved komplekse problemstillinger kan et storyboard også hjælpe til at forenkle udfordringerne, så det er nemmere at overskue og kategorisere i opgaver.

Nyt produkt – en god start

Det kan virke uoverskueligt at skulle i gang med udvikling af et nyt digitalt produkt eller et nyt modul til et eksisterende. Jeg er stor tilhænger af “The elements of user experience” af Jesse James Garrett, som jeg for nemhedens skyld kalder “5-plan”. Den giver en ramme og en slags tjekliste til at få lagt et godt fundament, så man undgår en del tilbageløb senere i processen.

Garrett (2011). The Elements of User Experience: User-Centered Design for the Web and Beyond, 2nd ed. Pearson Education

Værktøjets fem plan er stablet ovenpå hinanden for at signalere, at hvis de underste plan er for ustabile, så er der risiko for, at produktet vælter og ikke får succes.

Garrett anbefaler nogle aktiviteter i hvert plan, men modellen skal opfattes som en ramme, hvor du altid selv kan tilføje aktiviteter, der er værdifulde for dig i processen.

I dette indlæg vil jeg gerne slå et slag for at få startet rigtigt, så derfor er emnet hovedsageligt Strategy. De øverste fire plan er kun beskrevet ganske overordnet her, men jeg vil i andre indlæg også henvise til den her model.

1. Strategy

Efter min erfaring er det sjældent, der bliver brugt tid nok på at definere strategi og mål for det nye produkt, og især at få det kommunikeret til alle interessenter. Risikoen er, at alle har hver deres opfattelse af og lægger hver deres drømme i det her nye produkt. Så bliver det svært at komme i mål, og der er altid nogle forventningsjusteringer, der skal tages på bagkant, og som kommer til at skabe støj i projektet.

Overordnet består det nederste plan af en masse analyse-aktiviteter, fastlæggelse af produktstrategi og kommunikation til alle parter.

Jeg har lavet en tjekliste til mig selv med analyse-aktiviteter, der skal overvejes. Du kan altid sortere nogle fra eller tilføje nogle andre.

Listen er lang, så det kan måske virke som en kæmpe opgave at komme i gang. Jeg er dog ret sikker på, at mange af aktiviteterne foregår alligevel, måske bare på et mere ubevidst plan og i nogens hoveder. Ved at bruge tjeklisten får du synliggjort aktiviteterne for alle og gør det til en struktureret proces.

Hvis du tænker, at det kommer til at tage alt for lang tid, så vil jeg anbefale dig, at du i det mindste sætter dig ned sammen med nogle kollegaer og gennemgår listen. Tal konkret om nogle af emnerne for at tjekke, om I har samme opfattelse. Efter det kan I bedre vurdere, hvilke aktiviteter I kan udelade.

Selv hvis I bruger Design Sprint, er der nogle rammer, der skal være på plads først.

Download word-dokument med liste

2. Scope

På dette plan skal funktionaliteten i det nye produkt afgrænses. Med udgangspunkt i personas og scenarier fra plan Strategy, kan du udarbejde et usecase diagram for at få overblik over alle usecases i spil. En usecase er en afgrænset brugerhandling, ikke at forveksle med begrebet “user story”.

Nu skal I tage stilling til, hvad den første version af produktet skal indeholde for at blive lanceret.

3. Structure

Det er her dine brugerundersøgelser skal udmønte sig i valg af platforme og koncept. Den indsigt, du har fået om brugerne, kan begynde at tage form i et interaktionsdesign og informationsarkitektur.

Interaktionsdesign er de overordnede rammer for produktet, så de udvalgte usecases hænger sammen og understøtter brugerens arbejdsgang. Det skal være nemt for brugeren at forstå konceptet og funktionaliteten.

Informationsarkitektur handler om at strukturere indholdet af den information, brugeren skal kunne tilgå. Udgangspunktet er igen brugerens arbejdsgange og behov og hvilken information, der skal kunne ses sammen, så brugeren undgår at hoppe rundt i systemet for at lede efter information.

4. Skeleton

Produktets skelet dannes af et interfacedesign og et navigationsdesign.

Interfacedesignet definerer de komponenter, der skal anvendes i produktet, f.eks. om det er lister, widgets, cards, søjlediagrammer, osv.

Hvordan brugeren skal navigere mellem de forskellige sider og informationer, fastlægges i et navigationsdesign. Skal der være en overordnet menu, eller skal det være inline navigation fra en information til den næste.

5. Surface

Først på dette tidspunkt begynder beslutningerne om farver, fonte, lyd, osv. i et visual og sensory design.

Hvert enkelt plan kan naturligvis beskrives meget mere detaljeret, men som nævnt i indledningen, går jeg ret meget op i at lægge et godt fundament fra starten. Du vil kunne finde andre indlæg i min værktøjskasse, der passer ind i modellen på de andre fire plan.